PROSEDUR   PENYIMPANAN ARSIP SISTEM TANGGAL.


                                                        

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.

a)      Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:

Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b)      Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:

Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c)      Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d)      Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e)      Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat.           

Untuk lebih jelasnya, perhatikan video berikut ini:

                                                                               

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP SISTEM TANGGAL

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

1.      Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.

2.      Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.

3.      Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

4.      Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)

5.      Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis perlengkapan arsip.

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks.

 Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

1.    Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.

2.      Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.

3.      Tentukan kodenya menjadi Is

4.      Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.

5.      Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.

6.    Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.

7.      Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

8.      Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

9.      Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

                       Untuk lebih jelasnya materi diatas perhatikan vidio animasi drawing berikut ini:

   

Setelah mempelajari materi Filing Sistem Tanggal dan Abjad kerjalanlah latihan soal pada link dibawah ini:

https://www.proprofs.com/quiz-school/preview.php?title=mtgxodmwngrhy3

                                                                                        

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM WILAYAH

Kali ini kita membahas penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem wilayah ini adalah penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, negara, provinsi, kabupaten, desa, ataupun wilayah khusus lainnya.

Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di berberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor cabang yang ada. Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan pengelompokan nama RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut. Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

Daftar Klasifikasi Wilayah.

Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.

Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad. Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

   

ilustrasi

a)  Menurut Nama Negara, yaitu

daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan    pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.

Asia (wilayah utama)
            Asia Tenggara  (sub wilayah)
                                    Brunei (sub-sub wilayah)
                                    Indonesia
                                    Malaysia

b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni

daftar klasifikasi berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara.

Jawa Barat (provinsi)
                Bandung (kota/kab.)
                            Depok Jaya (kecamatan)
                            Pancoran Mas
                            Sukma Jaya

c) Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu

daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
            Sumatera
                         Banda Aceh
                         Medan
                         Padang
                         Palembang
Wilayah 2
             Jabodetabek
                         Bekasi
                         Bogor
                         Depok
                         Jakarta
                         Tangerang

Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut ini.
     a) Memeriksa berkas/surat
     b) Mengindeks
     c) Mengkode
     d) menyortir
     e) Menempatkan

Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
     a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
     b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
     c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
     d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
     e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
     f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

Demikianlah cara penyimpanan arsip sistem wilayah, pada prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip sistem wilayah ini, sengaja dibuat secara ringkas karena pembahasannya sudah berulang kali diulas pada sistem-sistem penyimpanan arsip sebelumnya.

Perhatikan cartoon digital dibawah ini:

-----------------------

Daftar Pustaka

Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga

Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM TANGGAL

Setelah kita mempelajari sistem Abjad  maka tibalah kita pada satu sistem penyimpanan arsip yang mudah dan sering digunakan, yakni Sistem Tanggal.

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari). Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:
Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci. Bulan  (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal)  sebagai kode hanging folder.

arsip sistem tanggal

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

a)      Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b)      Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c)      Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d)      Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.

   

       Lebih ringkasnya materi dalam bentuk video animasi drawing, sebagai berikut:

PENGERTIAN FILING SISTEM TANGGAL

 MERANCANG KLASIFIKASI FILING SISTEM TANGGAL

PERLENGKAPAN FILING SISTEM TANGGAL

FILING SISTEM & FILING SISTEM ABJAD

Pada kali ini, materi disajikan dalam bentuk animasi drawing, silahkan anda cermati satu persatu videonya dengan mengklik pada video animasi drawing berikut ini:

JENIS-JENIS FILING SISTEM

PERALATAN FILING SISTEM

PROSEDUR FILING SECARA UMUM

TUJUAN FILING SISTEM

FILING SISTEM ABJAD

Perhatikan animasi drawing berikut ini:

Pengertian filing sistem Abjad

Alur sistem abjad

Sistem Abjad

Istilah-istilah dalam Sistem Abjad

Peraturan mengindeks

Peraturan mengindeks 2

Prosedur penyimpanan surat dalam filing sistem Abjad

Prosedur penemuan kembali surat dengan filing sistem abjad

FILING SISTEM (ORGANISASI KEARSIPAN DAN PEMASALAHAN KEARSIPAN)

Untuk memulai pelajaran Organisasi dan Permasalahan Kearsipan maka tujuan dari           pembelajaran ini adalah sebagai berikut:

    Tujuan Pembelajaran (TP)

KODE TPK	RUMUSAN TK
3.1.1	Setelah membaca blog dan melihat  tayangan vidio Peserta didik dapat Mengidentifikasi Organisasi dan Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi berdasarkan literasi dengan benar
3.1.2	Setelah membaca blog dan melihat   tayangan vidio Peserta didik dapat Mengidentifikasikan Masalah Pokok Kearsipa berdasarkan literasi dengan benar
3.1.3	Setelah membaca blog dan melihat tayangan vidio Peserta didik dapat Mengidentifikasi Tugas dan Azas-azas Kearsipan berdasarkan literasi dengan benar

Materi Pembelajaran

Organisasi kearsipan dan Masalah Pokok Kearsipan

1. Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
2. Tugas dan Azas-azas Kearsipan

                                  (Uraian materi terlampir dalam bentuk power point)

MATERI     PEMBELAJARAN

Untuk melengkapi materi ini, silahkan dilihat beberapa video berikut :

             Kerjakanlah soal online dengan mengklik URL berikut ini:

SOAL LATIHAN


https://www.proprofs.com/quiz-school/story.php?title=mtgxndm5mguvzh

UNTUK DISKUSI

Banyak permasalahan dibidang kearsipan, disamping yang sudah dijelaskan dalam blog ibu, menurut kalian apa lagi permasalah kearsipan yang berkembang dalam masyarakat perkantoran?

(Berikan pendapat kalian dengan mengetikannya di kotak "Post a Comment" di bawah ini, bagi kalian yang telah memberikan pendapat, akan mendapatkan 5 poin nilai tambahan)